一、外交代表机关的形式

外交代表机关是一国派驻另一国的官方代表机构。在达成建交协议后，建交双方在对方首都各自设立与外交代表等级相应的外交代表机关。外交代表机关通常分为三级：以大使为馆长的称大使馆（以高级专员为馆长的称高级专员公署）；以公使为馆长的称公使馆；以代办为馆长的称代办处。

在第二次世界大战后，国际间还出现过其他一些官方或半官方的代表机关，这种代表机关往往是两国关系正常化前的一种特殊做法和过渡形式。如中美在两国关系正常化之前，于1973年商定互设联络处。

此外，在正式建立外交关系前还有互设经济、商务代表团处等做法。例如上世纪五十年代我国曾同柬埔寨王国互设经济代表团，代表团团长所享有的特权与礼遇是根据两国间的专门协定规定的。又如，我国曾同埃及、秘鲁、智利、意大利、奥地利等国互设商务代表处，互派商务代表。

二、外交代表机关的组成

外交代表机关的规模是根据需要与条件确定的。各国对驻本国的外交代表机关的人数有权加以限制。

外交代表机关大体由以下几类人员组成：

第一类为外交人员，即具有外交官身份的人员，有大使或其他馆长、公使、公使衔参赞、参赞、一等秘书、二等秘书、三等秘书、随员等。

在国际交往中，派遣国可派遣与驻在国有关部门保持联系和进行交涉的专业外交人员。如陆、海、空军武官是代表本国武装部门并与驻在国武装部门保持联系的外交人员；商务、经济、财政参赞或专员是代表本国对外贸易或财经部门与驻在国相应部门保持联系的外交人员；文化、新闻参赞或专员则是代表本国文化、新闻部门与驻在国相应部门保持联系的外交人员。此外还有科技、工业、农业、粮食专员等。

第二类为行政技术人员，即承办外交代表机关行政及技术事务的人员，有文秘、会计、行政管理人员、通讯和信息技术人员等。

第三类为服务人员，即为外交代表机关服务的事务职员，有司机、物业人员、厨师、招待员等。

第四类为私人仆役，即受使馆人员私人雇佣的人员，有清洁工、仆人、保姆等。

上述四类人员中，第一类属外交官，持有外交护照。他们的配偶、未成年子女一般亦持有外交护照。第二、第三类人员从事使馆行政技术和服务工作，多数持有公务护照。私人服务员则一般持普通护照。

外交代表机关人员中，除馆长、武官的人选需征得驻在国正式同意外，其他人员的任命均无需征得对方同意，也无需预先通知，驻在国发给入境签证就是同意的表示。他们的到、离任应通知驻在国外交部，到任后并按规定申请办理各种身份证件，如外交官证、行政技术人员证以及居留证件等。

在有些国家的外交代表机关中，可能会出现由接受国公民、派遣国的侨民或第三国公民充任外交人员的情况。对此，《维也纳外交关系公约》也作出相应的规定，即：外交人员原则上应属派遣国国籍，委派属接受国国籍的人任外交官须经接受国的同意，且此项同意可随时予以撤消。对第三国公民充当外交官，接受国可保留同样的权利。接受国国民或永久居留者如充任他国驻本国外交人员，只有执行公务的行为才享有管辖豁免和不受侵犯。

外交代表机关内部机构的设置不尽相同，须视派遣国的条件和工作需要而定。一般设有办公室、政治处、领事部等。派驻有武官的外交代表机关还设有武官处，但须经双方协商同意方可设置。不少国家驻外使馆还设有商务参赞处、文化处等。我国在很多国家的使馆设经济商务处。

有的国家外交代表机关人员少，机构也小，不分设各机构，仅由少数外交人员兼管各方面的业务工作。

三、外交代表机关的主要职能

外交代表机关的主要职能有：（一）在接受国中代表派遣国；（二）代表本国政府同接受国政府进行联系和办理各种交涉，商谈两国关心的国际问题和交涉两国关系上存在的问题等；（三）在国际法许可的范围内，保护本国及侨民和企业在接受国中的利益；（四）通过一切合法手段，即通过接受国公开的报刊、出版物、广播以及同接受国官方机关接触等途径了解和调查接受国的政治、经济、军事等各方面的情况和事态，并向本国政府做出报告；（五）促进本国和接受国之间的友好关系和发展两国间政治、经济、文化和科技等领域合作。

此外，外交代表机关除执行外交职务外也可行使领事事务的职能。

四、外交代表机关职能的终止

外交代表机关职能的终止是多种原因造成的，有因两国断交的，有因驻在国内部局势动乱而引起的。

终止外交代表机关的职能有时由一方提出，并限定对方撤馆时间，另一方为了报复，也可随即采取同样措施。

有时派遣国由于财政困难等原因暂时终止馆务活动，但这种情况并不影响两国之间的外交关系。

外交代表机关职能终止后，派遣国可委托友好的第三国代理其在该国的利益，并代办部分事务，如领事签证等。