根据步骤一的方法，依次创建二级标题，三级标题，四级标题，我的正文新样式，其格式对应如下：

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二级标题：小四宋体加粗，大纲级别2级，1.5倍行距，左侧缩进1字符，无特殊格式，其余默认。
三级标题：小四宋体不加粗，大纲级别3级，1.5倍行距，左侧缩进1.5字符，无特殊格式，其余默认。
四级标题：五号宋体加粗，大纲级别4级，1.5倍行距，左侧缩进2字符，无特殊格式，其余默认。
我的正文：小五宋体不加粗，单倍行距，首行缩进2字符，其余默认。

注：缩进设置方法，单击格式按钮 -> 选择段落。

段落设置入口

段落缩进设置

选中内容单击指定样式快速设置格式，操作简单这里不再赘述，效果如下图所示：

当然这里为什么需要样式的创建和定义，为什么要这么复杂。主要目的是为后续的操作奠定基础，比如多级列表，目录的自动生成等，使操作更加方便。

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操作：视图选项卡 -> 显示栏目勾选导航窗格

由于前面的操作对样式进行了大纲视图的设置，所以调出导航窗口后，你将会看到下面的效果，如果显示内容为空或者效果不佳，请查看操作过程是否由遗漏或出错。

导航窗口调出

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操作：开始选项卡 -> 段落选项 -> 点击多级列表按钮 -> 定义新的多级列表

定义新的多级列表

1.首先设置一级列表的格式，如下图所示，圈出部分为修改项，其余根据自身情况修改。

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操作：单击要修改的级别 -> 将级别链接到样式(一级标题) -> 起始编号 -> 此级别的编号样式 -> 编号之后选择空格(制表格会影响后续目录生成的效果)

设置一级列表格式

2.设置二级列表格式，操作与一级列表一致，只不过此时需要设置包含的级别编号来自，因为二级列表前面的序号需要根据一级列表改变，此时需要设置包含的级别编号来自级别一，操作如图所示：

设置二级列表

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输入编号的格式1.1，其中小数点为手动添加，其余文本缩进位置等选项，可根据自身要求进行修改。

3.根据二级列表格式的设置步骤，依次设置三级列表和四级列表，最终效果如下

这样操作的好处相信大家都明白，假如在撰写文档的过程中，需要调整章节或者删减章节的话，标题前面的序号会跟着自动变化，而不至于像个小白一样，重新把编号一个个手动去更改。

当然，如果想定义以下形式的多级列表，也是非常简单的，下面请看步骤：

定义新的多级列表

a. 编辑一级列表时，在“输入编号的格式”一栏中，手动输入第章，其中的数字一二三由下面的“此级别的编号样式”给出，如下图所示：

编辑一级列表

b. 编辑二三四级列表时，跟之前步骤类似，不过需要勾选“正规形式编号”的选项，如下图所示：

编辑二三四级列表

目录的引用，也是非常重要的技能，感兴趣的话做好get准备。步骤也相对简单，希望能让你们有所收获，下面将对步骤进行表述和演示。
1.找到自定义目录按钮，操作如下：

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操作：引用选项卡 -> 目录 -> 自定义目录

自定义目录入口

2.设置目录级别对应样式，单击选项按钮，清除默认的目录级别，将目录级别与样式标题进行绑定。

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有效样式：一级标题 ->目录级别： 1
有效样式：二级标题 ->目录级别： 2
有效样式：三级标题 ->目录级别： 3
有效样式：四级标题 ->目录级别： 4

3.绑定设置完成后，点击修改按钮，设置每一级的格式，这里示例的格式如下：

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一级目录：四号宋体，1.5倍行距，无特殊格式，其余默认。
二级目录：小四宋体，1.5倍行距，左侧缩进0.5字符，无特殊格式，其余默认。
三级目录：五号宋体，1.5倍行距，左侧缩进1字符，无特殊格式，其余默认。
四级目录：五号宋体，1.5倍行距，左侧缩进1.5字符，无特殊格式，其余默认。

单击样式窗体中的 目录1 后，单击 修改 按钮修改样式，最后点击 确定 按钮。同理，设置 目录2 ， 目录3 ， 目录4 样式。

4.单击目录窗体中确定按钮，此时可看到目录已成功生成，如下图所示：

目录生成效果

另外，下面还有两点需要大家注意

当正文内容发生修改时，可在目录区域单击鼠标右键，选择更新域，更新整个目录或只更新页码，即可完成目录的更新操作。

当出现标题和序号之前出现若干空格时，出现这种情况一般是多级列表定义的时候设置“编号之后”的格式为“制表符”而造成的。此时需看下多级列表的设置中，有没有将“编号之后”的选项设置为空格。

自动生成的目录出现空格问题

以下为改正方法：

修复自动生成的目录出现空格问题

在弹出的 题注设置对话框 （如下图所示）中输入/设置题注的标题（输入标题时最好在前面自动生成的题注标签和编号后面输入一个空格），选项中的标签、（题注）位置，还可以勾选下面的排除标签选项。

Word 图片题注对话框

如果已经新建过标签了，可以在选择标签那一栏右边的小箭头那里找到。

如果默认的题注形式不符合要求，还可以自己创建一个“ 新标签 ”（New Label），也可以只更改“编号”。比如上面默认的标签是 Figure，我想改成“ 图 ”。于是单击“新建标签”，在弹出的对话框中输入“图”（不要引号），此时题注对话框的第一行的自动生成部分就符合要求了。

一般毕业论文中的图和表，其题注的编号需要带上章节号，例如，图1-1 xxx。此时，我们单击“编号”（Numbering），打开“题注编号”（Caption Numbering）对话框，如下图所示。

Word 图片题注编号设置对话框

选中“包含章节号”（Include chapter number），上面可以选择数字格式，然后就可以在下面选择 Heading 1，下面还有连接符。这个 Heading 1 就是一级标题的意思（一般章标题都用一级标题）。

这些修改完成后，在同一个文档中都是一直有效的。

Word 图片题注示例

成品如上图所示。如果没有设置上面的那个章标题（1 示例），Word 会报错，不过只要再给文档加入章标题，然后更新一下题注即可。

既然图片/表格的编号是自动生成的，我们在行文中引用的时候，比如 图 1-1、表 1-1，也应该使用自动的编号，以方便在调整文档之后图片/表格的编号发生变化时让 Word 自动给引用的编号也做相应的调整。

Word 插入交叉引用的图片

引用很简单，只要将鼠标光标定位到需要插入引用的位置，然后（步骤编号如上图所示）：

为了提高效率，上面的步骤 1~2 可以用快捷键（按顺序）：Alt ——> s ——> r f；而步骤 3~7 可以用 Tab 键配合上、下键和 Enter 键来完成。这样可以达到手不离开键盘就能完成所有操作的目的。