「見せたいけどダウンロードはさせたくない」資料の共有方法

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１．閲覧のみ可能状態でファイルを共有（ダウンロードを禁止）する方法

1-1.「共有リンク」でのファイル共有方法とメリット

Microsoft 365の中で、ファイルストレージやファイル共有の機能を担うのが、SharePoint Online や OneDrive for Business です。
もちろん最近話題のコラボレーションツール Teams でもファイルの保存と共有ができますね。
（但し、Teamsのファイル共有部分はSharePoint OnlineとOneDrive for Businessの機能を使っています）
それぞれ簡単に表現すると、SharePoint Onlineは「組織内の共有ファイル」、OneDrive for Businessは「個人用のクラウドストレージ」というイメージです。

さて、これらに格納されたOfficeドキュメント（Word、Excel、PowerPoint）を社外に共有する場合には、 ファイルを右クリックで「共有」を押すと取得できる「共有リンク」による共有方法が便利 です。
「共有リンク」を共有したい相手に送ると、ファイルに直接アクセスできるようになります。

ファイルに直接アクセスできることのメリットは、いつでも最新版を相手に共有できること ですよね。
ファイルをメールで送ったあとに修正したい箇所があることに気付いて、修正版を重ねて送る羽目にならないですし（アップデートがあったなら、リンク共有後にアップデートした旨を連絡すればいいだけ）、複数人で共同編集できる状態でのシェアなら、いちいちそれぞれが編集した内容を後でマージする必要もなくて業務効率が上がります。

ちなみに、従来から社内に共有ファイルサーバーがあった企業では、格納してあるファイルを社内のメンバーに共有したい場合、ファイル（またはフォルダ）のパスをコピーして共有しているケースもありますね。
それと同じように、SharePoint Online や OneDrive for Business でファイルを共有しようとする時は、「共有リンク」を取得することで、共有されたユーザーが直接ファイルを見に行くことが出来るのです。要は、ファイルのパスがURLに変わっただけですね。

1-2. ファイル共有設定で「ダウンロードを禁止する」

①ダウンロードを禁止する設定のメリット

さて、この「共有リンク」の設定を「 表示権限 」に設定した場合、 ファイルのダウンロードを禁止するオプションが利用できます 。
ダウンロードを禁止することで、ファイルを共有されたユーザーはファイルの表示はできますが、ダウンロードや印刷ができなくなります。
更に、2020年5月下旬頃から、PDFファイルや画像ファイルなどのOfficeファイル以外でも、ダウンロードを禁止するオプションが利用できるようにアップデートがされました。

冒頭にもお話したとおり、ダウンロードや印刷を禁止できれば、コンフィデンシャルな情報が含まれている資料の流出を防げます。
日々作成されている資料の中で「この資料は見せるだけにしたい」という場合は、ぜひこの機能をご活用ください。

...といっても、「スクリーンショットを禁止」することまでは出来ないので、完全には防ぎようがないのですが...。